Dziś Marty na tapetę biorą Newsletter … Bez wątpienie jest to najbardziej popularna
i efektywna forma marketingu w branży e-commerce. To narzędzie może umożliwić Twoim subskrybentom pozyskiwanie na bieżąco wszelkich informacji co u Ciebie w firmie dzieje się ciekawego np. promocje, wyprzedaże, nowości.

Newsletter daje Ci naprawdę wiele możliwości. Trzeba tylko umiejętnie z nich skorzystać ;)

Zaczynając omawiać dzisiejszy temat, warto wyjść od przepisów, które regulują funkcjonowanie newslettera:

  • ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
  • prawo telekomunikacyjne,
  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO)

Tytułem wyjaśnienia „skąd co” –  Newsletter bez wątpienia wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, stąd zastosowanie mają przepisy RODO. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną ma zastosowanie, gdyż reguluje kwestie dotyczące przesyłania informacji handlowej, którą newsletter jest. Natomiast w prawie telekomunikacyjnym znajdziemy przepisy mówiące o zgodzie na działania marketingowe przy wykorzystaniu np. wiadomości mailowych.

Dopiero kiedy nasze działania będą zgodne z ww. przepisami można mówić o tzw. legalnym newsletterze.

Fakt mało tego nie jest …. , ale skoro mamy konkretne regulacje – to co przysparza tylu problemów ? Śpieszę z odpowiedzią – checkboxy, zgody na przetwarzanie, polityka prywatności, RODO … Lista jest długa i brzmi mało przychylnie, a przecież chodzi o to żeby zebrać jak największą bazę klientów, a nie już na samym wstępie zrazić do siebie potencjalnych odbiorców. Optymalnie byłoby zebrać tylko te zgody, które są niezbędne. Tylko które … ?

W sieci jest wiele informacji o tym co może/powinien/musi zawierać newsletter, ale nie wszystkie zgody/informacje realnie są nam przecież potrzebne.

Zgoda na przetwarzania danych osobowych ? Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych ? Zgoda na wykorzystywanie wiadomości mailowych w celach marketingowych ?

Jak to wszystko legalnie uzyskać … (?)

RODO

Wbrew pozorom ustawa, której boi się większość przedsiębiorców nie wnosi żadnych spektakularnych zmian, których wcześniej by nie było …  W zasadzie ona wszystko porządkuje. Dziś (i nie tylko !) tą niechlubną chwałę wokół RODO będę próbować odczarowywać.

Ale wróćmy do meritum.

Pamiętaj, że podstawą przetwarzania danych osobowych nie musi być tylko zgoda osoby, której dane dotyczą. Obecnie możesz się powołać na treść art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes administratora, którym jest prowadzenie marketingu bezpośredniego. Czyli de facto już jedna zgoda odpada ! Uff.

Uwaga – o podstawie prawnej koniecznie poinformuj swojego subskrybenta ! Informacja ta powinna znajdować się w Twojej polityce prywatności.

Idźmy dalej – zgoda na otrzymywanie informacji handlowych bez checkboxa – Tak ! To tez jest możliwe. Istnieje możliwość pobrania zgody zgodnej z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną poprzez aktywne działanie użytkownika, a nie w formie zwykłego oświadczenia. Co znaczy aktywne działanie ? Działanie jest tu formą dorozumianej zgody na otrzymywanie informacji handlowych np. poprzez wpisanie adresu e-mail w formularzu.
Ta forma daje Ci możliwość uniknięcia konkretnego checkboxa dla tej zgody, a dalej ten sposób jest zgody z prawem.

Również w prawie telekomunikacyjnym wprowadzono tożsamy zapis, który pozwala na stosowanie przepisów RODO ze wszystkimi tego konsekwencjami. Czyli zgoda również może być wyrażona przez wyraźne działanie potwierdzające. Jedyne co – tu również musisz poinformować użytkownika, że w ten sposób wyraża zgodę na otrzymywanie newslettera na podany adres mailowy.

I tak właśnie w prostu sposób można zastąpić wszystkie checkboxy (!) – takimi informacyjnymi zapisami. Użytkownik nie będzie musiał wtedy nic „odznaczać”. Najważniejsze, aby wszelkie informacje w sposób jasny i czytelny wskazywały, że podanie adresu e-mail wiąże się właśnie z otrzymywaniem newslettera na podany adres mailowy.

Double opt-in

W kontekście newslettera ten mechanizm wydaje się być kluczowy, a co więcej daje Ci maksymalną kontrolę, aby Twój newsletter był faktycznie legalny. Double opt-in co to właściwie oznacza ? Jest to potwierdzenie przez użytkownika zgody na dołączenie do Twojego newslettera. W praktyce – użytkownik musi kliknąć w link aktywacyjny, który potwierdza chęć dołączenia do grona subskrybentów.

W ten sposób unikniesz oskarżeń, że wysyłasz niechciane/niezamówione informacje handlowe. To nie wszystkie plusy tej opcji. Dodatkowo na bieżąco kontrolujesz czy dany adres e-mail faktycznie istnieje i należy do osoby, która go podaje i która faktycznie chciałaby uzyskiwać od Ciebie informacje. Jest to ważne nie tylko pod względem samego RODO,
ale i znacząco wpłynie na jakość budowanej przez Ciebie bazy odbiorców/użytkowników –
a przecież głównie o to tu chodzi. Uruchomienie opcji double opt-in pozwoli Ci również dowodowo w prosty sposób wykazać że konkretna osoba wyraziła zgodę na otrzymywanie newslettera. Nie pozostawiając w zasadzie żadnych wątpliwości w tym zakresie.

P.S. Pamiętaj, że tekst zawiera tylko te elementy, które uznałam za najważniejsze – nie wyczerpuje tematu na 100%. Jeśli potrzebujesz konkretnej instrukcji pod indywidualną sprawę skontaktuj się z nami bezpośrednio.